Política de privacidad

Notiva es un software propio de Vatorian Solutions SL, que lo utiliza para prestar un servicio de clasificación de facturas a sus clientes. El acceso está reservado a clientes. El servicio incluye la recepción, lectura con inteligencia artificial y clasificación de facturas y documentos. Esta política explica cómo se tratan los datos personales conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).

Según el tipo de datos, el titular actúa con dos roles distintos:

• Responsable del tratamiento de los datos de contacto de los clientes y de los usuarios del panel (cuentas, accesos y comunicaciones).
• Encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) de los datos personales contenidos en las facturas y documentos que el cliente envía al servicio. En ese caso el responsable es el cliente, que decide los fines y medios del tratamiento, y el titular lo trata únicamente siguiendo sus instrucciones, recogidas en el contrato de servicio y su acuerdo de encargo de tratamiento.

• Notiva es un software propio de Vatorian Solutions SL
• Titular: Vatorian Solutions SL
• Correo electrónico de contacto: soporte@notiva.es

• Contacto de privacidad: soporte@notiva.es

Como responsable del tratamiento

• Gestión de usuarios del panel (nombre, correo electrónico, credenciales, registros de acceso y de aceptación de documentos legales). Base jurídica: ejecución del contrato de servicio con el cliente e interés legítimo en la seguridad del servicio.
• Comunicaciones de soporte y administración del servicio. Base jurídica: ejecución del contrato e interés legítimo.
• Cumplimiento de obligaciones legales aplicables al titular. Base jurídica: obligación legal.

Como encargado del tratamiento

• Recepción de facturas y documentos en el buzón asignado al cliente, extracción automatizada de datos fiscales y de facturación (emisor, receptor, importes, fechas, conceptos, etc.), clasificación, puesta a disposición en el panel y envío de resúmenes a la gestoría que el cliente designe. Estos datos pueden incluir datos personales de personas de contacto, autónomos o personas físicas que figuren en los documentos.

La lectura de los documentos se apoya en un proveedor de inteligencia artificial que procesa su contenido para extraer los datos. El resultado es una ayuda automatizada que puede contener errores: no sustituye la revisión del cliente. No se adoptan decisiones con efectos jurídicos sobre personas basadas únicamente en tratamientos automatizados.

Los datos no se ceden a terceros salvo obligación legal o instrucción del cliente (por ejemplo, el envío de resúmenes a su gestoría). Para prestar el servicio se recurre a proveedores que actúan como subencargados: alojamiento en la nube, base de datos y almacenamiento de archivos, proveedor de inteligencia artificial y proveedor de correo electrónico.

El titular formaliza con ellos los contratos exigidos por el art. 28 RGPD e informará a los clientes de cualquier cambio relevante en los términos del contrato.

Cuando alguno de los proveedores utilizados trate datos fuera del Espacio Económico Europeo, se exigirán las garantías que establece el RGPD para las transferencias internacionales.

Los datos de usuarios y contacto se conservan mientras dure la relación contractual y, después, durante los plazos que exija la normativa aplicable.

Los datos de facturas y documentos tratados como encargado se conservan durante la vigencia del contrato y, a su término, se devuelven o suprimen según las instrucciones del cliente en el plazo pactado.

Se aplican medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, como acceso autenticado por invitación, control de acceso por cliente, cifrado de las comunicaciones y separación de los datos de cada cliente.

Para detectar y corregir fallos técnicos puede utilizarse una herramienta de monitorización de errores. Esta herramienta puede recibir datos técnicos (tipo de error, navegador, página) y no persigue fines publicitarios.

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, así como retirar el consentimiento cuando proceda, escribiendo a soporte@notiva.es e identificándose adecuadamente.

Si sus datos figuran en documentos tratados por el titular como encargado, el responsable es el cliente: el titular trasladará al cliente las solicitudes que reciba. Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Esta política puede actualizarse para reflejar cambios normativos o del servicio. La versión vigente es la publicada en este sitio.